Het kiezen van een telefoonsysteem voor kleine bedrijven kan verwarrend zijn. Hier zijn enkele van de belangrijkste redenen waarom je bedrijf een VoIP systeem zou moeten overwegen.

Voice over Internet Protocol (VoIP) is een telecommunicatiesysteem dat gegevens verstuurt via het internet. Je kunt bellen en gebeld worden en berichten versturen met een stabiele internetverbinding. Het internet is veel sneller en betrouwbaarder dan een traditionele telefoonlijn. De telefoon is nog steeds een essentieel onderdeel van zakelijke communicatie, maar VoIP heeft zich ontpopt als een geavanceerd telefoonsysteem om aan de telecommunicatiebehoeften van je bedrijf tegemoet te komen.

Het kiezen van een telefoonsysteem voor kleine bedrijven kan verwarrend zijn. Er zijn talrijke voordelen van VoIP die traditionele telefonie niet kan bieden. Flexibiliteit, gemak, efficiëntie, en kostenbesparing zijn maar enkele van de vele voordelen van het overschakelen op VoIP van het conventionele telefoonsysteem. Hier zijn enkele van de belangrijkste redenen waarom je bedrijf op een VoIP systeem zou moeten overschakelen.

1. Betere toegankelijkheid

In tegenstelling tot traditionele telefonie hoef je niet op je bureau te blijven zitten of naast je vaste telefoontoestel te staan om een gesprek te ontvangen of te voeren. Met een VoIP kun je overal telefoongesprekken voeren en ontvangen en berichten sturen. Je kunt het VoIP systeem laten activeren op meerdere apparaten, zoals je smartphone, tablet, laptop en desktop computer. Zo kun je een voicemail versturen, een sms krijgen, een e-mail ontvangen, en een oproep beantwoorden als je een VoIP gebruikt. Een ander voordeel van een VoIP telefooncentrale is dat je er virtuele nummers mee kunt hebben met lokale netnummers. Dit betekent dat je klanten je rechtstreeks kunnen bellen vanaf hun lokale nummers, ook al is je bedrijf in een ander land gevestigd. Daarom stelt VoIP je klanten in staat gemakkelijk contact met je op te nemen en vergroot het je kansen om meer handel te oogsten.

2. Verminder de kosten

Er zijn nog meer voordelen van VoIP boven traditionele telefonie. Je kunt de extra voordelen voor heel weinig tot geen kosten krijgen als je VoIP gebruikt. Je hoeft niet te betalen voor extra functies als doorschakelen, voicemail, videobellen, vergaderen, en meer, want VoIP heeft ze allemaal inbegrepen. VoIP elimineert ook de kosten van lange-afstandsgesprekken, want je kunt overal ter wereld bellen met een internetverbinding. Zo biedt Voice over Internet Protocol meer voor minder en helpt het je de bedrijfskosten te verlagen en geld te besparen.

3. Beter beheer van het netwerk

VoIP systemen worden geleverd met hulpmiddelen waarmee je het uitgebreide netwerkbeheer beter kunt controleren. Het stelt je in staat de gegevenspakketten die over het WAN en LAN lopen te bewaken en te beheren. Bovendien geeft je VoIP meer mogelijkheden om eventuele netwerkproblemen snel op te lossen voordat ze je bedrijfscommunicatie en klantendienst beïnvloeden. Alle hulpmiddelen die VoIP biedt helpen je de lokale en afgelegen netwerken te bewaken. Als je overschakelt op een speciaal VoIP systeem, is de kwaliteit van het communicatienetwerk dat het biedt bijna perfect. Met een VoIP netwerk kun je dus gemakkelijk de symptomen van netwerkproblemen opsporen en gemakkelijk veranderingen aanbrengen voordat de problemen erger worden.

4. Maakt integratie mogelijk

VoIP verbindt alle communicatie. Dit betekent dat al je klanten, zakenpartners, en collega’s je kunnen bereiken via hetzelfde bedrijfsnummer. VoIP systemen kunnen ook met meerdere toestellen integreren, zodat je gesprekken kunt voeren, voicemails kunt versturen via e-mails. Als je door een VoIP systeem gebeld wordt, gaan dus alle toestellen met VoIP gelijktijdig over, zodat geen enkele oproep gemist wordt, waar je ook bent. Met een VoIP kun je dus kiezen waar en hoe je gesprek overgaat. Je kunt de eerste paar belsignalen van je gesprek kiezen om over te gaan op het telefoontoestel van je kantoor. Als een gesprek niet beantwoord wordt, wordt het doorgestuurd naar het tweede of derde toestel, zoals de laptop of de mobiel, afhankelijk van welk toestel VoIP ingeschakeld heeft en met het internet verbonden is. Zo minimaliseert VoIP de kans dat een gesprek gemist wordt als het dringend is.

5. Gebruiksgemak

Een ander groot voordeel van een VoIP centrale is dat het gebruiksgemak biedt. Hoewel VoIP een geavanceerde vorm van telecommunicatie is, is het toch gemakkelijk te gebruiken en komt er geen ingewikkelde technische ondersteuning aan te pas. Je zult zelden tegen belangrijke problemen in het VoIP netwerk aanlopen, omdat het gebruiksvriendelijk is. Bovendien is het eenvoudiger om telefoonlijnen in VoIP toe te voegen als je nieuwe werknemers in je kantoor hebt. VoIP is bijzonder voordelig voor bedrijven met werknemers die thuis of op meerdere plaatsen werken. De werknemers die buiten het kantoor werken kunnen hun zakelijke telefoonlijnen overal mee naartoe nemen. Ze hoeven alleen maar een actieve internetverbinding te hebben, en VoIP zal ze gesprekken doorverbinden op hun toestel. VoIP neemt dus de communicatiekloven en hindernissen weg voor de werknemers die op afstand werken.