Onze wereld begint steeds moderner te worden, wat het essentieel maakt om fysieke documenten digitaal te maken. Dit wordt ook wel digitaal archiveren genoemd. Voordat je overgaat tot digitaal archiveren is het belangrijk om de wet- en regelgeving te bekijken. De verplichtingen omtrent zaken als bewaren en vernietigen kunnen per branche verschillen, waardoor er tegenwoordig veel misvattingen zijn over digitaal archiveren. In de tekst die hieronder volgt kun je meer lezen over digitaal archiveren en de regels en wetten.
De huidige wet- en regelgeving
Het is belangrijk om goed op de hoogte te zijn van de huidig geldende wet- en regelgeving. Zo moet elke bedrijfsondernemer bijvoorbeeld de meest belangrijke documenten fysiek blijven bewaren, terwijl andere documenten juist digitaal kunnen worden opgeslagen. Hier komt bij dat je verplicht bent om een digitaal archief bij te houden en dat de gegevens van de administratie gedurende minimaal 7 jaar bewaard moeten blijven. Dit maakt de vele voordelen van digitaliseren van dossiers zeer interessant om te overwegen.
Let ook op de persoonsgegevens
Ook zaken omtrent persoonsgegevens kunnen van cruciaal belang zijn. Ben je iemand die veel te maken heeft met persoonlijke gegevens tijdens het werk in het dagelijks leven, dan dien je extra op te letten. Er gelden echter bijzondere voorwaarden. Denk zo aan het feit dat je correspondentie rondom sollicitaties na afwijzing zeker 4 jaar moet bewaren. Hier komen nog talloze voorwaarden bij, waarbij digitaal werken de ideale uitkomst biedt.
Privacywetgeving
De privacywetgeving van een bedrijf is ook essentieel als je aan digitaal archiveren gaat doen. Aan de hand van de privacyregeling kunnen grenzen gelegd worden en de maximale duur van het bewaren van documenten bepaald worden. Je gaat je archief daarnaast ook bij het College Bescherming Persoonsgegevens moeten melden dat je van plan bent om met digitaal archiveren te starten.
De veiligste manier
We hoeven er niet eens aan te twijfelen dat digitaal archiveren een zeer veilige optie is om je documenten te bewaren. Het is namelijk makkelijk om te bewijzen dat een bepaald document daadwerkelijk bewaard is, waardoor je niet langer volledig afhankelijk bent van een fysieke ruimte voor archief. Ook het risico op schade wordt verminderd, waardoor minder documenten verloren gaan tijdens bijvoorbeeld brand- of waterschade.
Neem contact op met expert
Je kunt bij twijfel of vragen over zaken als de wijze waarop belangrijke documenten van een bedrijf worden opgeslagen altijd kiezen voor het inschakelen van een expert. Een expert beschikt namelijk over de juiste mate van kennis en ervaring om je te helpen bij het geven van geschikt advies, passen bij je huidige situatie. Bij een echte expert kun je verwachten dat je wordt voorzien van professioneel advies omtrent de wet en de regelgeving, waardoor je zelf geen tijd moet investeren in het onderzoeksproces. Zo kun je eventuele misverstanden in de toekomst voorkomen en daarnaast weet je zeker dat je hoger scoort als je een professional in dienst neemt. Van de meeste professionals is namelijk bekend dat ze hoog kwaliteit leveren.